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プライバシーポリシーの主要規定とチェックポイント

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プライバシーポリシーとは

プライバシーポリシーとは何か

 「プライバシーポリシー」とは、個人情報保護方針とも呼ばれ、個人情報やプライバシー情報を取扱うときの方針・指針を定めたドキュメントです。

 ECサイトをはじめとするネットサービス、ウェブ上のサービスにおいては、プライバシーポリシーは、利用規約とともに作成され公開されることが非常に多いといえます。

プライバイシーポリシーの重要性

 ネット通販サイトはもちろんのこと、多くのITサービスでは、利用者や顧客の個人情報を扱います。そのため、プライバシーポリシーを適切に定めることは、利用者に安心してサービスを利用していただくためにも重要といえます。

ひな形をそのまま使わない

 インターネットを検索すると、公開されている非常の多くのプライバシーポリシーや個人情報取扱指針が見つかります。また「雛形」を提供するとするサイトもあります。

 しかし、他社のものを参考にするとしても、実際にプライバシーポリシーを策定するときは、自社のサービスの特徴や取り扱う個人情報の種類性質、顧客の特徴、会社の方針や業務体制などを考えて、適切な内容にすることは重要といえます。

プライバシーポリシーを設置すべき場所

 プライバシーポリシーの設置場所について厳密なルールはありません。しかし、利用者や顧客が容易にアクセスできる場所が重要と考えます。それは、例えば個人情報保護法において個人情報の共同利用が認められる要件である「顧客が容易に知ることができるようにした場合」などを満たすことにもつながるのです。

 例えば、トップページから1回のクリックで到達できる場所へ掲載し、また、個人情報の提供を受けるフォームがあるページからもダイレクトにリンクがされていることは望ましいといえます。

 さらに、第三者提供を行うなど、利用者の同意を得る必要がある場合は、個人情報の送信を受ける前に、「個人情報保護方針に同意する」といったチェックボックスやボタンを設置して確実に同意を得るようにすることも重要といえます。

プライバシーポリシーの規定ポイント

 以下、本ページでは、主としてITサービスを念頭に、プライバシーポリシー(個人情報保護方針)の作り方や主要なポイントについてご説明します。なお、この部分については主要条項の一部の説明ですので、今後必要に応じ加筆する予定です。

 なお、以下のサンプルはもっぱら主要条項の趣旨・意図の解説を目的としています。それで、網羅性・完全性・条項間の整合性については検証していません。また、各規定の有効性・執行可能性についての保証もありません。それで、本ページのサンプルを「雛形(ひな形)」として使用することはご遠慮ください。

個人情報の利用目的

規定例

(個人情報の利用目的)
当社は、お客様から提供を受けた個人情報を、以下の目的にのみ利用します。
 (1)商品に関する問い合わせの対応
 (2)商品の発送・配送、カタログ等の資料送付
 (3)商品の修理等のサービスの提供
 (4)当社商品・サービスのご案内、当社イベントに関するお知らせの提供
 (5)当社商品・サービスの企画・開発のため

条項のポイント~「利用目的」の具体的明示

 提供を受けた個人情報等の利用目的をできる限り具体的に特定します。この点、単に「当社が提供するサービスの向上のため」「当社事業活動のため」といった記載では、具体的に特定できていないと考えられるおそれが無視できません。

 また、今後のビジネス展開を考えて、ある程度広い範囲で利用目的を定めておくことも重要といえます。

個人情報の第三者提供

規定例

(第三者提供)
 当社は、お客様から提供を受けた個人情報を、お客様の事前の同意なく第三者に提供することはありません。当社が個人情報の第三者提供を行うためにお客様の同意を得る場合、提供する情報と提供目的を具体的に提示します。
 ただし、当社は、個人情報の利用目的に必要な範囲内において、他の事業者へ業務を委託するために個人情報を委託先に開示することがあるほか、法令で許された範囲に限り同意なく第三者提供を行うことがあります。

条項のポイント1~第三者提供についての方針の明示

 提供を受けた個人情報を第三者に提供する場合の方針を明示します。オプトアウトによる第三者提供も、法律上許されていないわけではありませんが(個人情報保護委員会への届出や公表などが必要となることがあります)、基本的には同意を得る方針が望ましいといえます。

条項のポイント2~第三者への業務委託と個人情報

 商品の配送を宅配業者に委託するなど、委託が発生することは少なくありません。この点、自社の業務の一部を第三者に委託する場合に委託先に個人情報を提供する場合は「第三者提供」に該当せず、同意は不要です。しかし、利用者に無用な疑義が生じないよう、きちんと明示しておくことは望ましいといえます。

 なお、個人情報保護法22条は、個人情報の取扱いを委託する場合は、個人情報の安全管理が図られるよう、委託先に対する必要かつ適切な監督を行う義務を課しています。それで、委託先を監督する義務に注意を払う必要があります。

個人情報の共同利用

規定例

(共同利用)
 当社は、以下の範囲内で個人情報を共同利用することがあります。

・共同で利用される個人情報の項目
  お客様の住所、氏名、電子メールアドレス、
  電話番号、当社商品・サービスの利用履歴

・個人情報を共同利用する企業名
  株式会社**

・共同して利用する者の利用目的
  ●●●●●

・個人情報の管理について責任を有する者の名称
  株式会社**

条項のポイント~共同利用についての方針の明示

 顧客などの個人情報を、関連会社などで共同して利用する必要が生じる場合が考えられます。

 そして、以下の項目につき、顧客が容易に知ることができるようにした場合などには、顧客から「同意」を得なくても、共同利用が認められています(個人情報保護法23条4項3号)。
 ・共同利用をすること
 ・共同利用する個人データの項目
 ・共同利用者の範囲
 ・利用目的
 ・個人情報の管理について責任を有する者の名称等

個人情報の開示・訂正・利用停止等

規定例

(個人情報の開示・訂正・利用停止)
個人情報についての開示、訂正、利用停止、第三者提供の中止等のお申し出があった場合には、当社は、お申出者が本人又は正当な代理人であることを確認の上、所定の方法に基づき対応します。具体的な方法については、下記受付窓口までお問い合わせください。
<窓口>
  ●●●個人情報窓口 Tel: 03-****-****

条項のポイント~個人情報の開示・訂正・利用停止の手続方法の明示

 個人情報の本人からの求めに応じ、個人情報の開示・訂正・利用停止等の手続に関する事項を明記する必要があります。

 具体的には、規約に具体的に手続を記載する方法と、サンプルのように、窓口を案内し詳細は個別に案内する方法があります。

 


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