株主総会議事録の解説

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株主総会議事録の作成と保存

議事録作成の義務

 株主総会を行えば議事録を作成しなければなりません。なお旧商法では、議長・出席取締役が署名、捺印する必要がありましたが、新会社法では不要となりました。

また、議事録は電磁的記録をもって作成することも可能です(会社法施行規則72条2項)。

株主総会議事録記載事項

  株主総会議事録の記載事項については、会社法施行規則72条3項に詳細に規定されています。旧商法下での株主総会議事録と比較すると記載すべき事項が増加しており、会社法に基づいて株主総会議事録を作成する際には、記載事項に漏れのないようにする必要があります。議事録記載事項の一部を挙げると次のとおりです。

  • 株主総会が開催された日時及び場所(当該場所にいない取締役、株主等が株主総会に出席をした場合における当該出席の方法を含む。)
  • 株主総会の議事の経過の要領及びその結果
  • 株主総会に出席した取締役、執行役、会計参与、監査役又は会計監査人の氏名又は名称
  • 株主総会の議長が存するときは、議長の氏名
  • 議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名
  • 会社法に定められた一定の内容について、株主総会において述べられた意見又は発言の概要

議事録の保存期間

  株主総会の議事録は、本店に10年間、支店に写しを5年間、株主と会社債権者の請求があれば、閲覧・謄写させなければなりません。議決権行使の代理委任状及び議決権行使書は本店に3ヶ月備え、同様に閲覧・謄写に供することになります(会社法318条、310条6項、311条3項、312条4項)。

株主総会議事録サンプル

 サンプルとして、株主総会議事録のひな形をご紹介します。もちろん、内容はケース・バイ・ケースで変更します。

定時株主総会議事録

定時株主総会議事録

平成×年×月×日午前11時00分、当社本社事務所会議室において、定時株主総会を開催した。

  発行済株式の総数                          200株
  議決権を行使することができる株主の総数                 3人
  議決権を行使することができる株主の議決権の数            200個
  議決権を行使することができる出席株主数(委任状によるものを含む)    2人
  出席株主の議決権の数(委任状によるものを含む)           180個

  出席取締役  山本浩二、衣笠祥雄、高橋慶彦
  出席監査役  正田耕三

議事の経過の要領及びその結果

 上記のとおり出席があったので、本株主総会は適法に成立した。定刻代表取締役社長山本浩二は定款の規定により議長となり、開会を宣し直ちに議事に入った。

1 報告事項

事業報告の件

議長は、当社第12期(平成21年4月1日から平成22年3月31日まで)の事業報告につき、事業報告に基づきその内容を報告した。

2 決議事項

第1号議案  第12期計算書類の承認の件

 議長は、当社第12期(平成21年4月1日から平成22年3月31日まで)の計算書類(貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書及び個別注記表)の内容を説明した後、本議案の賛否を議場に諮ったところ、満場一致をもって原案どおり承認可決された。

第2号議案  取締役3名選任の件

 議長は、本株主総会終結の時をもって取締役3名全員が任期満了となることから、改めて取締役として下記の者を選任したい旨を説明し、本議案の賛否を議場に諮ったところ、満場一致をもって原案どおり承認可決された。なお、被選任者は即時就任を承諾した。


取締役 : 山本浩二、衣笠祥雄、高橋慶彦

 以上をもって本総会の議事を終了したので、議長は閉会を宣し、午前11時30分散会した。

 上記決議の経過とその結果を明確にするため議事録を作成し、代表取締役山本浩二はこの議事録を作成し、記名押印する。

 平成22年5月25日

広島工業株式会社 定時株主総会

    議長 代表取締役    山本浩二   (会社実印)
    (議事録作成取締役)



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