取締役会の手続~招集から議事録まで

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 取締役会の招集

取締役会の招集権者

   取締役会の招集権については、定款又は取締役会で招集権者を定めている場合はその定めによります。実際には、多くの会社で定款で代表取締役と定められていますが、そのような定めがなければ、原則として、各取締役にその権限があります(会社法336条1項本文)。

 しかし、取締役会で招集権者を定めていても、他の取締役は、取締役会の招集を請求することができます。

取締役会の招集通知

   取締役会の招集通知については、原則として会日より1週間前に、各取締役及び監査役に対して通知を発することを要します。

 ただし、定款をもってその通知期間を短縮することができますし、さらに、取締役及び監査役の全員の同意がある場合には、招集通知を省略することができます。

招集通知の漏れと取締役会決議の効力

   一部の取締役又は監査役への招集通知が漏れた場合、これによってその取締役が出席せず決議がなされたとき、その決議は原則として無効となると解されています。

 それは、取締役会は、単に多数決で決める会議ではなく、出席者が意見を出し合い、討論を行うことで、会社の合理的意思決定が実現される、とするのが会社法の趣旨であり、取締役の全員に出席の機会を確保することが、会社にとって重要だと考えられるからです。

 ただし、その取締役会の決議が無効となったとしても、この決議に基づく第三者との取引行為については、原則有効となります。ただし、その第三者が、その取締役会の決議が無効であると知っていた、又は、重過失により知らなかった場合に限り、会社は取引の無効を主張することができます。

 取締役会の決議

取締役会の決議の要件

   決議は、原則として、取締役の過半数が出席し、その出席取締役の過半数の賛成が必要です(会社法369条1項)。この定足数又は議決数を重くすることはできますが、定款の規定をもってしてもこれを軽くすることはできません。

取締役会決議が省略できる場合

   新会社法では、定款で、決議を省略できる場合がある旨定めることができるようになりました(会社法370条)。

 すなわち、定款に規定を置けば、取締役会における決議目的たる提案を、取締役の全員が書面又は電磁的記録(電子メール等)により同意の意思表示をしたとき(監査役設置会社の場合は、さらに監査役が異議を述べないとき)は、当該提案を可決する旨の取締役会の決議があったものとみなすことができます。これによって、多くの中小会社では、実態にあった意思決定ができるようになりました。

 取締役会の議事録への記載事項

取締役会議事録の作成と保存義務

   会社は、取締役会議事録を作成し、10年間本店に備え置く義務があります(会社法371条1項)。

 株主は、株主としての権利行使のために、議事録の謄写閲覧を請求することができます(会社法371条2項)。同様に、会社に対する債権者も、会社役員の責任を追及するために必要な場合、裁判所の許可があれば、議事録の閲覧謄写を請求することができます(会社法371条4項)。

 したがって、取締役会議事録については、株主や債権者が閲覧する可能性を考えて、法律上の要件を満たすものを作成する必要があります。

取締役会議事録への記載事項

   取締役会議事録には、一般的には、以下のような事項を記載します。

(1)開催日時・開催場所
(2)出席取締役及び出席監査役
(3)議事の経過の要領及び結果(決議の結果)



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